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若何实现国际门生信息全生命周期办理

时候:2018-03-10 00:12来源:知行网www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

加强国际合作是晋升黉舍影响力、人才培养国际化的首要行动,在此背景下,为晋升国际门生办理水安然平静效力,为国际门生、西席、办理职员供应个性化的便利办事,连络信息化手段,黉舍研究实际了国际门生信息办理平台。该平台的扶植突破了国际门生办理各环节的数据沟通壁垒,从门生请求开端,经历考核登科、现场迎新、缴费、留宿摆设和学肇事件办理等过程,实现招生、门生办理、财务和留门生宿舍办理等部分的业务衔接。

  扶植目标

  比来几年来,山东年夜学的国际门生生源人数不竭晋升,门生范例愈来愈丰富,不合范例国际门生的办理体例不尽不异,范例多、数量年夜且无体系支撑的线下办理体例效力较低,且易呈现错误,国际门生信息办理平台的扶植迫在眉睫。

  在国际门生范例多、数量年夜、办理体例多样的实际环境下,和黉舍国际化扶植的前提下,国际门生信息办理平台旨在为黉舍设想并扶植一套触及国际门生请求、登科、迎新、学肇事件办理和离校等全生命周期办理的综合性国际门生办理平台。

  平台扶植旨在实现以下目标:

  1.实现国际门生的线上办理,简化事件办理流程,进步办事效力,为国际门生、西席、办理职员及黉舍相关部分供应信息办事。

  2.实现与黉舍其他部分的体系对接,晋升部分间协同办公才气。

  3.操纵平台,实现门生、西席和办理职员的线上互动,促进交换。

  4.供应详细的统计、报表和阐发服从,为带领决定计划供应数据支撑。

  5.与黉舍数据中间对接,实现同一身份认证,并经由过程数据中间对外供应数据办事。

  设想准绳

  基于黉舍信息化扶植请求,对峙以下准绳的根本上,进行平台设想。

  1.标准化准绳:平台扶植应满足黉舍信息化标准的请求,包含数据标准、流程标准和轨制标准等。

  2.分歧性准绳:确保字段和字典的分歧性,包管数据的互联互通。

  3.可扩展准绳:平台扶植需求跟上黉舍生长请求,可以或许便利、疾速地进行进级和扩展。

  本平台首要业务分别为国际门生招生和学肇事件办理两年夜部分,利用了如图1所示的办事器架构形式。

  招生办事器:卖力领受、措置注册请求、请求表考核、门生登科等业务请求。

  学肇事件办理办事器:卖力领受、措置迎新、门生信息、缴费、留宿等业务请求。

  数据库办事器:作为平台数据库,供应数据存取办事。连络数据量、拜候量等对办事器和数据库软件进行优化建设,按期备份。

  文件共享办事器:在招生和门生办理阶段,都会请求上传文件、附件或天生文件,文件(附件)占用空间较年夜,且需求在招生和学肇事件办理中共享利用,是以该文件办事器首要用于存储、共享文件。

  核心业务及实施结果

  国际门生首要分为本科生、硕士研究生、博士研究生、学习生、高级学习生、说话生、互换生和暑期班门生等,按照奖学金范例分为奖学金生和非奖学金生,奖学金生的奖学金经费来源种类单一,因为国际门生的特别性,还需求考虑门生的国籍、宗教信奉、小我习惯和第一说话等身分,是以经由过程线下手工的体例办理国际门生不但费时吃力,还容易因为忽视细节而呈现办理问题。

  针对以上国际门生办理中呈现的细节问题,对国际门生招生、事件办理、留门生宿舍和财务免费等部分展开调研事情。调研过程中,实际参与国际事件部分的事情,清算事情流程,提出优化计划,在此根本上,完成了平台的需求调研与阐发事情,设想实现了国际门生招生、学肇事件办理、留宿和财务免费等模块,如图2所示。

  国际门生招生事情是办理的开端,在平台上线之前,事情职员都是经由过程邮件领受门生发来的请求质料,在领受请求质料期间,事情职员需求时刻存眷邮箱静态,下载附件考核质料。但是,因为需求供应的质料很多,容易呈现漏发、需求复书给门生补发质料的环境,是以查收和答复邮件破钞了年夜量的人力。需求统计门生请求环境时,只能依托手工的体例核算出来,会呈现事情效力低且数据精度难以包管的环境。

  国际门生招生平台上线后,招生过程办理产生了质的转变。国际事件办理部分公布招生告诉后,要肄业生同一在招生平台上注册,经由过程平台填写门生根基信息、学习打算和上传小我质料,在完成信息填写并提交后,会为每位请求者天生报名号,此报名号作为门生登科前的独一身份认证编号,便利学院和办理者查找门生。平台供应了学院和国际事件办理两级考核权限,考核过程中若需门生弥补质料或点窜请求表,可经由过程平台供应的动静模块向门生发送小我站内动静。在登科事情进行过程中,可随时调出请求、考核静态,真正做到数据及时把握。登科后,直接天生学号,并转入国际学肇事件办理平台,为重生迎新事情做筹办。

  以往迎新事情常常呈现列队等待的征象,迎新现场的秩序节制是一个首要且艰巨的任务。为了加重现场迎新压力,做好招生和门生信息办理的衔接事情,我们设想了现场迎新模块。迎新现场首要分为3个地区,别离是信息登记区、缴费区和注册区。

  1.信息登记区安插10台以上条记本电脑,门生到达现场后,先去信息登记处弥补信息,每位门生摆设一名中国志愿者同窗卖力指导。

  2.信息登记完成后,到注册区注册,由办理职员打印相关质料。

  3.若需现场缴费,可去缴费区交纳相关用度。

  利用迎新模块后,现场秩序井然,事情流程清楚,每日迎新事情后,可以或许立即获得报到统计环境。

  门生到达黉舍后,以往留宿摆设也是一个年夜问题,需求综合语种、宗教信奉、是不是抽烟、对房间的特别要乞降国度间关系等多方面身分考虑。利用信息化平台后,登科流程结束后,门生便可登录国际门生平台进行宿舍挑选。门生在确认留宿包管书后,在平台上检察各宿舍楼和房间的环境,挑选本身中意的房间,填写入住请求表。留宿请求提交至留园办理员处,办理员按照房间环境予以考核。经由过程这类体例可以年夜年夜减缓因年夜批量重生报到酿成的摆设留宿压力,同时也兼顾门生的留宿诉求。对没有事后请求宿舍的同窗,办理员可在门生报到后在办理端批量办理入住。

  为了简化缴费流程,平台与黉舍财务体系实现对接,经由过程在线付出的体例减缓现场现金缴费的压力,确保金额精确无误的同时,也包管了门生的财务宁静。免费办理员经由过程平台为门生设置应缴用度种类和金额,门生登录平台后,在缴费栏目当挑选缴费项目,便可经由过程财务体系实现在线缴费。免费办理员批量打印发票,完成全部缴费流程。

  国际门生信息办理平台从门生请求开端,直至门生毕业,实现了门生在校各项活动的全生命周期办理,将传统的手工、单机措置进级为收集版。在设想过程中,充分考虑门生、西席和办理职员的需求,体系上线后,实在感受到该平台所带来的便利性。跟着挪动装备的风行度不竭晋升,下一步考虑将平台扩展到挪动端,实现挪动办公。(责编:杨洁)(作者单位为山东年夜学信息化事情办公室)

来源:中国教诲收集作者:展鹏
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