前往顾页
以后地位: 主页 > 精通Office > Word教程 >

若何应用word“邮件归并”进步办公效力(一页上放多页记录

时候:2012-06-21 21:46来源:知行网www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

在平常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需求按照这些数据信息制作出年夜量信函、信封或是人为条。面对如此复杂的数据,莫非我们只能一个一个地复制粘贴吗?能包管过程中不出错吗?

其实,借助Word供应的一项服从强年夜的数据办理服从——“邮件归并”,我们完整可以轻松、精确、疾速地完成这些任务。这里我们特别构造了这个的专题,详细讲授“邮件归并”和详细用法,同时以实例分解的体例帮忙年夜家疾速上手(文章中供应案例原文件下载)。

一、甚么是“邮件归并”

甚么是“邮件归并”呢?为甚么要在“归并”前加上“邮件”一词呢?

其实“邮件归并”这个称呼最后是在批量措置“邮件文档”时提出的。详细地说就是在邮件文档(主文档)的牢固内容中,归并与发送信息相关的一组通信质料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量天生需求的邮件文档,是以年夜年夜进步事情的效力,“邮件归并”是以而得名。

明显,“邮件归并”服从除可以批量措相信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、人为条、成绩单等。

Word2002以上的版本中新增了“邮件归并”任务窗格局的“邮件归并领导”,这让我们在利用“邮件归并”操纵时更加便利和容易。本课程经由过程三个实际任务的处理步调,详细介绍“邮件归并”服从的利用体例,学习完成后年夜家便可以按部就班地应用到本身的实际事情当中。

2、甚么时候利用“邮件归并”

我们可以经由过程阐发一些用“邮件归并”完成的任务,从而获得答案。比如最我们最常常利用的需求批量措置的信函、人为条等文档,它们凡是都具有两个规律:

一是我们需求制作的数量比较年夜;

二是这些文档内容分为牢固不变的内容和转变的内容,比如信封上的寄信人地点和邮政编码、信函中的落款等,这些都是牢固不变的内容;而收信人的地点邮编等就属于转变的内容。此中转变的部分由数据表中含有题目行的数据记录表表示。

甚么是含有题目行的数据记录表呢?凡是是指如许的数据表:它由字段列和记录施构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录施存储着一个工具的呼应信息。比如图1就是如许的表,此中包含的字段为“客户姓名”、“办事帐号”等。接上去的每条记录,存储着每个客户的呼应信息。

图1

3、邮件归并的三个根基过程

下面会商了邮件归并的利用环境,现在我们体味一下邮件归并的根基过程。了解了这三个根基过程,就抓住了邮件归并的“纲”,今后便可以杂乱无章地应用邮件归并服从处理实际任务了。

(一) 建立主文档

“主文档”就是前面提到的牢固不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。利用邮件归并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查估计中的事情是不是适合利用邮件归并,另外一方面是主文档的建立,为数据源的建立或挑选供应了标准和思路。

(二) 筹办好数据源

数据源就是前面提到的含有题目行的数据记录表,此中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可所以Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。

在实际事情中,数据源凡是是现成存在的,比如你要制作年夜量客户信封,多数环境下,客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格,此中含有制作信封需求的“姓名”、“地点”、“邮编”等字段。在这类环境下,你直接拿过去利用便可以了,而没必要从头制作。也就是说,在筹办本身建立之前要先考查一下,是不是有现成的可用。

如果没有现成的则要按照主文档对数据源的请求建立,按照你的习惯利用Word、Excel、Access都可以,实际事情时,常常利用Excel制作。

(三) 把数据源归并到主文档中

前面两件事情都做好以后,便可以将数据源中的呼应字段归并到主文档的牢固内容当中了,表格中的记录施数,决定着主文件天生的份数。全部归并操纵过程将操纵“邮件归并领导”进行,利用非常轻松容易。

4、实例详细分解

大白了道理和利用过程以后,我们进入实际操纵。这里我们提出三个实际任务:

若何按照已有的Excel客户质料表疾速批量誊写信函?

若何按照已有的Excel客户质料表疾速批量制作信封?

若何按照已有的Access人为数据表疾速批量制作人为条?

关于这三个例子我们都供应了主文档和数据源案例文件,操纵案例操纵将更容易了解和把握邮件归并服从,详细开端之前请先下载案例文件[包含:信函(主文档).doc、信函和信封(数据源).xls、员工人为办理(数据源).mdb、人为条(主文档).doc]。

第一和第二个任务中我们供应的数据源是Excel表格,第三个任务供应Access表格,操纵完成以后你会发明过程都是年夜同小异,利用非常简朴。

(一) 制作年夜量信函

因为现在我们已事后制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件,所以接上去的操纵,实际上就是邮件归并的第三个过程——“把数据源归并到主文档中”。在实际措置本身的事情时,主文档和数据源当然都会改变,到时参照供应的案例文件制作便可。

1. 启动Word2003(其他版本一样),翻开主文档“信函(主文档)”案例文件,接上去的任务就把数据源中的“客户姓名”和“办事帐号”两个字段归并到主文档中。

2. 如果任务窗格没有显现,挑选菜单“视图→任务窗格”号令显现它,然后单击它顶部右边的下拉按钮,在弹出的菜单当挑选“邮件归并”号令,切换到“邮件归并“任务窗格(图2)。

图 2

3. 接上去,可以在邮件归并任务窗格中看到“邮件归并领导”的第一步:挑选文档范例,这里我们采取默许的挑选:“信函”(图3)。

图 3

4. 单击任务窗格下方的下一步:正在启动文档链接,进入“邮件归并领导”第二步:挑选开端文档。因为我们以后的文档就是主文档,故采取默许挑选:“利用以后文档”。

5. 单击任务窗格下方的下一步:拔取收件人,进入“邮件归并领导”第三步:挑选收件人。从这里可以看到,如果你还没建立数据源,则可以挑选“键入新列表”单选框,然后单击“键入新列表”下方的“建立”链接,在弹出的“新建地点列表”对话框中进行建立。但是前面已说过,为了进步效力,还是在之前就把数据源建立好。因为我们已筹办好了Excel格局的数据源,“信函和信封(数据源)”案例文件,因而我们单击“利用现有列表”区的“浏览”链接(图4),翻开“拔取数据源”对话框。

图 4

6. 经由过程该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放地位,选中它后单击“翻开”。因为该数据源是一个Excel格局的文件,接着弹出“挑选表格”对话框,数据存放在Sheet1事情表中,因而在Sheet1被选中的环境下单击“肯定”按钮(图5)。

图 5

7. 接着弹出“邮件归并收件人”对话框,可以在这里挑选哪些记录要归并到主文档,默许状况是全选。这里保持默许状况,单击“肯定”按钮(图6),前往Word编辑窗口。

图 6

8. 单击下一步:撰写信函链接,进入“邮件归并领导”的第四步:撰写信函。这个步调是邮件归并的核心,因为在这里我们将完成把数据源中的得当字段拔出到主文档中的得当地位。

9. 先选中主文档中的“[收信人姓名]”,接着单击任务窗格中的“别的项目”链接,翻开“拔出归并域”对话框,“数据库域”单选框被默许选中,“域(F):”下方的列表中呈现了数据源表格中的字段。接上去我们选中“客户姓名”,单击“拔出”按钮后,数据源中该字段就归并到了主文档中(图7)。

图 7

10. 先封闭“拔出归并域”对话框,然后选中“[办事帐号]”,用一样的体例把数据源中的“办事帐号”字段归并到主文档中,归并完成后结果以下面(图8)。

图 8

11. 可以看到从数据源中拔出的字段都被用“《》”标记扩起来,以便和文档中的浅显内容相辨别。

12. 查抄确认以后,便可以单击下一步:预览信函链接,进入“邮件归并领导”第五步:预览信函。起首可以看到刚才主文档中的带有“《》”标记的字段,变成数据源表中的第一条记录中信息的详细内容,单击任务窗格中的“<<”或“>>”按钮可以浏览批量天生的别的信函(图9)。

图 9

13. 浏览归并天生的信函凡是是件很镇静的事,因为用传统体例做起来很费事的任务,已被聪明的Word完成了。确认精确无误以后,单击下一步“完成归并”,就进入了“邮件归并领导”的最后一步“完成归并”。在这里单击“归并”区的“打印”链接便可以批量打印归并获得的10份信函了,为甚么有10份信函呢?还记得这是因为数据源表格中的记录数只需10个的启事嘛?在弹出“归并到打印机”对话框中还可以指定打印的范围,这里我们采取默许挑选“全数”(图10)。

图 10

14. 如果你的电脑上装了打印机和打印纸,单击“肯定”按钮,弹出“打印”对话框,再单击一次“肯定”。一会儿以后,10份专业的信函就呈现在你眼前了。

现在利用邮件归并制作年夜量信函的任务就开端完成了,可能有的朋友会问,如果我不想把信函打印出来,而是想直接发Email给这些客户,该怎样操纵啊?是的,跟着收集的提高Email早已被年夜多数企业所接管,所以有这个设法非产不错,实现起来也很简朴。

请前往本操纵过程的Step3,也就是“邮件归并领导”的第一步,如图3所示。在“挑选文档范例”区选中“电子邮件”单选框便可以了,前面的操纵完整分歧。不过有两点要重视:一是数据源表格中必须包含“电子信箱”字段,二是“邮件归并领导”的第六步完成归并中,“归并”区呈现的是“电子邮件”链接,单击它后,翻开“归并到电子邮件”对话框,单击“收件人”框的下拉箭头,在弹出的列表中显现了数据源表格中的所有字段,我们挑选“电子信箱”字段,这就让Word晓得把信往那边发。

然后在“主题行”框内输入电子邮件的主题,如“期间公司办事信函”,同前面一样在这里也能够指定电子邮件的范围。最后,单击“肯定”按钮(图11),Word就启动Outlook进行发送邮件的操纵了,同时要重视你的Outlook要能一般事情才气终究完成任务哦。

图 11

(二) 制作年夜量信封

完成信函的制作以后我们开端批量制作信封。之所以介绍制作信封,而不做贴在信封上的那种信签条,是因为一方面经心制作好信封能给客户更专业和深切的印象,另外一方面信签条的制作体例和最后介绍的制作年夜量的人为条近似,完整可以仿照操纵。

明显,信封的制作也要经历“邮件归并领导”的六个步调,有了前面的根本,下面的学习将更加轻松。不过也不该该失落以轻心,这个任务只供应了数据源,并没有供应主文档,我们将把重点放在主文档的制作与润色上。

1. 启动Word2003,进入主界面后新建一个空缺文档,并翻开“邮件归并”任务窗格。在“邮件归并领导”的第一步:挑选文档范例中,选中“信封”单选框。

2. 进入第二步:挑选开端文档。这里我们要设定信封的范例和尺寸。单击“变动文档版式”区的“信封选项”链接,翻开“信封选项”对话框,单击“信封尺寸”框的下拉箭头,在弹出的列表当挑选一种信封范例。这里我们以利用较遍及的标准小信封(规格为110mm×220mm)的尺寸为例。因而挑选浅显5选项(图12)。单击“肯定”后前往Word编辑窗口,可以看到页面已按照信封的规格改变(在“页面视图”下检察)。

申明:如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有适合你请求的信封规格,则挑选最后一项自定义信封的尺寸。

图 12

3. 下面我们将输入信封中的牢固内容,即发信人的信息。将拔出点定位于信封下方的文本框中,输入发信人的信息,以下图(图13)。

图 13

4. 然后拖动文本框到信封右下角得当地位,以便适合信封的布局规定。为了让这些信息看起来更加美妙,可以对它们进行润色。选中公司称呼“上海期间日用品公司”,设置字体为“楷体”,对其体例为“居中对齐”,选中地点和邮编,设置对齐体例为“分离对齐”,略加润色后可以获得比较专业的表面(图14)。到这里为此,我们算是完成了主文档的制作。

图 14

------分开线----------------------------
标签(Tag):Word Word2007 Word2003 Word2010 Word教程 Word技能 word2010教程 word2010技能
------分开线----------------------------
保举内容
猜你感兴趣